企業自身のDXに貢献するデジタルワークプレイス「Happeo」とは〜前編〜

　
早速ですが、御社の中期経営計画に「DX」という二文字が幾度となく登場したりはしませんか？

ある企業の担当者とDXについてのお話をしていたとき、上記の質問を投げかけました。回答は、、、「そうなんですよ。最近、社長がDX、DXってうるさくって仕方ないんです。ちょっと前まで社長は、DXのことデラックスって読んでたし。」とのことでした。デラックスって。

今回は、デラックスではなく、適切に企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）を実現することの一助となるツール、Happeoを紹介したいと思います。 Happeoというツールはまだ日本ではあまり耳馴染みが無いと思いますので、前後編でお届していきます。まず前編は、Happeoの概要について解説します。

企業のDXに貢献！Happeoとは

Happeoは、googleの提供するサービスであるG Suite向けにデザインされたデジタルワークプレイスです。Happeoを導入することで、デジタル空間上に業務の進行に必要なスペースを作り、チャット、会議、タスク管理、ファイル共有などを1カ所で行うことが出来ます。

例えるなら、社内SNS、社内ポータルサイト、プロジェクト管理、従業員ディレクトリなど業務に必要なすべてのツールが一つに集約された最新型のビジネス向けコミュニケーション・コラボレーションプラットフォームと言えそうです。企業の生産性、従業員エンゲージメント向上を実現することが出来るでしょう。

少々宣伝ですが、アンダーワークスは日本国内で初めてHappeo社とパートナー契約を締結しました。Happeoを有効活用し、企業のDX推進を支援しています。ちなみにheppeoの読み方ですが、発音としては「ハピオ」が近いでしょう。決して「ハッペオ」ではないのでご留意を・・。

Happeoの紹介：Happeoが備える主な機能

Happeoは主に3つの機能から構成されます。

①ページ
ページの機能を利用する代表的なコンテンツとしては、「社内ポータルサイト」があります。Happeoでのページ作成は、HTMLやCSSの知識は不要です。ページのレイアウトを選択して、レイアウト毎にウィジェットを配置するだけで、直感的にコンテンツを作成できるのが特徴です。

社内ポータルサイトに含まれるコンテンツとしては、以下のものが挙げられるでしょう。

・決算発表
・ニュースリリース
・社内報
・年間スケジュール
・業務ツールへのリンク
・予実管理
・ナレッジ共有
・入退社手続き案内
・会議室予約
・RSSフィード

本社、事業部、部門によって作成するページによって掲載するコンテンツは異なると思いますが、Happeoという1つプラットフォームに情報を集約、配信することが出来ます。

もちろん各コンテンツには閲覧権限を分けたいという要望があると思います。Happeoでももちろん部長職以上にのみコンテンツを公開することも設定することが出来ます。
　

ページのサンプルイメージ

　
②チャンネル
チャンネルは、コミュニケーションを主体とした機能になります。イメージはSNSに近いでしょうか。Happeoのチャンネルは、ページ機能と同様に、本社、事業部、部門、地域単位でチャンネルを作成することが可能です。

例えば、

本社チャンネル
・社長や経営層から従業員に伝えたいメッセージ
・社内イベントのお知らせ

総務チャンネル
・経費精算締め切りのアラート
・年末調整のお知らせ

人事チャンネル
・新入社員の紹介
・人事制度の説明

など、チャンネルに登録されているメンバーに対して情報を発信します。発信されたメッセージに対してもユーザーが質問したりコメントを投稿することが可能です。

ユニークな機能としては、投稿したメッセージをユーザーに既読済みチェックを促す機能も実装されています。また、既読フラグがつかないユーザーに対して、一括でリマインドを通知することが可能で、重要な情報をユーザーに漏れなく共有することが可能です。
　

チャンネルのサンプルイメージ

　
③社員（People）
Peopleの機能では、社員を検索することが可能です。この機能自体はG Suiteの社員情報を参照しています。そのため、Happeo独自に社員情報を入力する必要がありません。追加の運用負荷が発生しないという点はメリットと言えそうです。

社員情報を検索したい場合、氏名を検索ボックスに打ち込むことでキーワードにヒットした社員が候補に表示されます。
　

社員検索サンプルイメージ

社員を選択することで社員情報を確認することが可能です。

社員情報における「INFORMATION」のタブでは社員の基本情報を確認することが可能で、アバターの下にあるアイコンからメッセージを送信、テレビ会議に招待、スケジュールを確認することが可能です。
　

組織図のサンプルイメージ

その他に特徴的な機能としては、「Organaization」のタブです。ここでは組織図が表示され、その社員の上司や部下がひと目でわかります。

注意点として、この機能は、G Suiteの上司のメールアドレスを利用した機能で、G Suite側に自分のプロフィールに自分の上司のメールアドレスを事前に入力しておく必要があります。

従業員が1万人以上いる巨大な企業では、こういった社員検索の機能やコミュニケーション手段が豊富なツールは非常に使い勝手がよいことでしょう。 社内イントラ、社内ポータルを組み上げたときは良いのですが段々に更新されず、なおざりになっていくことが常です。そういった使われない残念な社内ポータルの一新の意味で、DXを兼ね備えたツールへの移行を検討することも一つの案と言えるでしょう。

後編では、更に便利なhappeoの具体的な利用事例を紹介したいと思います。