事例概要

クライアントグループ全体で運営する40サイトにおいて、利用規約やプライバシーポリシーの有無や内容にばらつきがありました。そこで、改定個人情報保護法に準拠したグループ共通の利用規約とクッキーポリシーを日本語と英語で作成しました。その後、各グループ会社のクッキー利用状況に合わせて修正を行い、各サイトへの展開までを支援しました。

課題

個人情報保護法の改定に向けプライバシーポリシー整備とグループ展開が急務

本社を含め、グループ全体で40のドメインを各社で個別に運営していました。しかし、プライバシーポリシーの提示方法にばらつきがあり、中には記載がない企業もありました。本社広報部としては、2020年の個人情報保護法の改定に向けて、プライバシーポリシーの整備とグループ展開が喫緊の課題となっていました。

解決策

既存ポリシー調査

グループ全体の利用規約を整理し、ばらつきを可視化
対象となる40サイトに記載されているポリシーと利用規約を調査し、任意のカテゴリーごとに内容を整理しました。これにより、サイトごとの記載内容のばらつきを可視化しました。

利用規約、クッキーポリシー作成

グループ全体で活用できる共通の利用規約を策定
GDPR、CCPAなどの法規制や、企業として遵守できる項目、更新などにかかる運用負荷などを考慮し、独自の利用規約とクッキーポリシーを作成しました。

グループ展開

サイトの種類に応じて共通雛形を修正し、各サイトの利用規約を策定
グループ全体の雛形作成後、各グループ会社で利用しているクッキーの違いに合わせてクッキーポリシーを修正しました。また、運営しているサイトの種類（コーポレートサイト、会員サイトなど）の違いに合わせて利用規約を加筆修正しました。

成果

グループ全体に適用できる共通の利用規約を整備、展開

GDPR、CCPA、改定個人情報保護法への対応は必須事項であると認識されていましたが、社内にノウハウがなく、人的リソースも不足している状況でした。アンダーワークスの支援により、グループ各社の利用規約の整備と改定、クッキーポリシーの新規作成を実現することができました。