Zapier×AIで問い合わせ内容を自動判定・営業へ連携！｜マーケティング業務の効率化に挑戦
B2Bマーケティングにおいて、顧客からの問い合わせは企業の売上に直結する重要な接点です。しかし、日々大量に寄せられる問い合わせをいかに効率的かつ正確に処理するかは、多くの企業に共通する課題ではないでしょうか。特に、多岐にわたる問い合わせの中から、本当に重要な「案件に関する問い合わせ」を見つけ出し、適切な担当者へ迅速に共有することは、ビジネスチャンスを逃さず、顧客満足度を高める上で不可欠です。
本記事では、アンダーワークスがこれまで長年抱えていた問い合わせ管理における課題を、Zapier×AIでどのように解決したか、その具体的な取り組みと成果をご紹介します。
問い合わせ管理に関する課題
企業の問い合わせ管理に関しては、「どのように仕分けを行うべきか」「どんなロジックで振り分けるのが適切か」といったご相談をいただくことがよくあります。
アンダーワークスではこれまで、問い合わせが届くと専用のSlackチャネルに通知が送られるフローを構築し、マーケティング部門と営業部門が連携して対応してきました。しかしこの運用の中で、次の2つの課題に直面したことをきっかけに、問い合わせ対応の自動化に取り組むことにしました。
① 頻発する仕分け作業による業務負荷
アンダーワークスでは、「案件相談用」と「売り込み用」の2種類の問い合わせフォームを設置し、内容に応じた対応ができるようにしています。しかし近年は、自動送信ツールを使った営業連絡が増え、「案件相談用フォーム」にも売り込みが多く紛れ込むようになりました。その結果、日々届く問い合わせの中から案件に関するものを手動で仕分ける必要が生じていました。
仕分け自体にかかる時間は短くても、案件相談には即時対応が求められるため、都度確認する必要があります。結果として、頻度の高さが業務全体の非効率につながっていました。
② 機会損失発生のリスク
大量の問い合わせを人手で仕分けしていると、重要な案件の見落としや対応遅れが生じる可能性があります。万が一、大きな商談の機会を逃してしまえば、会社にとっては大きな損失になりかねません。こうしたリスクを減らすには、より確実かつスピーディな仕組みが必要でした。
Zapierを活用した問い合わせの自動仕分けと通知の仕組みを構築
これらの課題を解決するため、私たちは「Zapier」を活用した問い合わせの自動仕分けと通知の仕組みを構築しました。以前『Zapierでワーケーション・勤怠申請をAIで即時判定 ┃ バックオフィス業務の効率化に挑戦』でも触れましたが、ZapierのAI機能を活用することで、問い合わせの自動仕分けと通知を完全自動化できるようになりました。
連携ツール
本ワークフローの構築には、以下のツールを使用しています。
・Zapier（Gemini API）: HubSpotから送信された問い合わせデータを取得し、AIによる問い合わせ判定、およびSlackへの通知を行うためのハブとして使用。特に、ZapierのAI機能ではGoogleの「Gemini API」を連携して使用しています。
・Slack（通知用）: AIによる判定結果を、適切な担当者に通知するために使用。
ワークフロー設計の概要
ワークフローの設計はシンプルです。まず、HubSpotのフォーム送信をトリガーとして、Zapier AI（Gemini API）を使って問い合わせ内容を「案件に関する問い合わせ」と「案件以外の問い合わせ」に分類します。
「案件に関する問い合わせ」と判定された場合は、さらに営業連携に必要な情報、たとえば「クライアントからの直接相談か、パートナー企業からの協業案件か」「ターゲット企業の分類」などもAIで自動的に判定します。その上で、Slack上で営業担当者をメンションし、必要な情報とあわせて通知する仕組みです。
Zapier AIの便利な機能
ちなみに、Zapier AIの優れている点として、プロンプトを自動でブラッシュアップしてくれる機能があります。ざっくりとした要望を入力して「Improve prompt」ボタンを押すだけで、AIが理解しやすいように、より具体的で精度の高いプロンプトに調整してくれます。この機能のおかげで、プロンプトの質が劇的に向上し、結果としてAIによる判定精度も大きく高まっていると実感しています。
実際に導入して感じたAI判定の精度と今後の展望
この仕組みを導入してから、問い合わせ管理にかかる手間は大幅に削減されました。AIによる判定の精度は非常に高く、人手による確認とほぼ同等のレベルで分類が行えています。もし誤判定があっても、プロンプトを調整することで改善できるため、継続的な精度向上が期待できます。
さらに、重要な案件に関する問い合わせが確実に営業チームへリアルタイムで届くようになったことで、初動対応のスピードが向上し、機会損失のリスクも大きく減少したと感じています。
今後は、現在手作業で対応しているHubSpotやSalesforceへの情報入力も、Zapierを活用して自動化を進めていく予定です。
まとめ
今回ご紹介した事例は、「問い合わせ管理」という一つのユースケースですが、AIとテクノロジーを組み合わせることで、業務をより速く、正確に、そしてスマートに進める可能性が広がります。マーケティングや営業の業務で、まだ人手に頼っているルーチンがある方は、ZapierやAIの活用を検討してみてはいかがでしょうか。
アンダーワークスでは、本取り組みのような問い合わせ判定の自動化をはじめ、業務へのAI活用に関するご相談を承っています。ご興味をお持ちの方は、ぜひ一度お問い合わせください。
問い合わせ対応、こんなお悩みはありませんか？
・案件に関する重要な問い合わせを、見逃さずに素早く営業へつなげたい。
・問い合わせの仕分けや通知にかかる業務負荷を軽減したい。
・AIや自動化ツールを活用した効率的な運用体制を構築したい。
アンダーワークスでは、ZapierやAIを活用した問い合わせ対応の自動化をご支援しています。
仕分けロジックの設計からツール連携、運用体制の構築まで、お気軽にご相談ください！
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